Med importen flytter du kunder, kontaktpersoner og notater fra Excel eller et annet system inn i AiFlow. Følg stegene i rekkefølge, så går det raskere og du unngår feil.
Du finner importen under Innstillinger → Organisasjon → Importer data.
Før du starter
Bruk noen minutter på filen før du laster den opp. Les Klargjør importfilen før du importerer for hele sjekklisten. Det viktigste:
Bare .xlsx-filer. Filen må være lagret som Excel-arbeidsbok (.xlsx). CSV og andre formater blir avvist.
Formler må gjøres om til verdier. Kolonner som inneholder Excel-formler, blir ikke importert. Kopier kolonnen og bruk Lim inn utvalg → Verdier.
Maks 5 000 rader per fil. Større filer kan stoppe med en feilmelding (kode 413). Del dem opp og importer én etter én.
Opprett egendefinerte felt først. Har du informasjon som ikke passer i standardfeltene, må feltene finnes før du starter importen. Se Utvid importen med egendefinerte felt.
Slik importerer du
1. Forberedelse
Slå på det du skal importere: Kunder, Personer og/eller Notater. Trykk Neste.
2. Last opp
Dra .xlsx-filen inn i feltet, eller trykk Velg fil. Laster du opp flere filer, for eksempel kunder og personer, velger du en kolonne som knytter dem sammen, som organisasjonsnummer eller kundenummer.
3. Koble kolonner
Til venstre ser du kolonnenavnene fra filen din. Til høyre velger du hvilket felt i AiFlow hver kolonne skal til. Kolonner du ikke vil importere, hopper du over med søppelbøtten. Da blir linjen grå.
4. Koble rader
Her går du gjennom feltene du har koblet, ett om gangen, og trykker Neste for hvert. Du ser hvor mange rader som blir med. Mangler noen rader en verdi, for eksempel organisasjonsnummer, får du beskjed om det. Radene blir likevel importert, bare uten det feltet.
Noen felt må kobles til noe som allerede finnes i AiFlow:
Statuser og Kategorier: koble verdiene til eksisterende statuser og kategorier, eller velg Opprett som ny.
Tildelt og Skaper: koble til brukere. Brukerne må være lagt til i AiFlow før importen.
Type: om kunden er bedriftskunde eller privatkunde.
5. Ferdig
Når du ser Data er klargjort, trykker du Importer. Med Last ned kan du laste ned koblingene du har gjort. Får du en feilmelding, er det noe i filen som må rettes. Sjekk listen under Før du starter.
Alle importer havner i importhistorikken, der du også kan angre en import. Les mer i Importhistorikk: se og angre importer.
Dette kan AiFlow importere
Disse feltene for Kunder finnes i AiFlow fra start. Du kan koble kolonnene i filen rett til dem.
Grunnleggende
Felt | Beskrivelse |
Foretaksnavn | Navnet på bedriften, slik det skal stå på kundekortet. |
Kundenummer | Internt eller eksternt kundenummer. |
Organisasjonsnummer | Bedriftens organisasjonsnummer. |
Kallenavn | Et annet navn kunden er kjent under. Feltet er søkbart, så du finner kunden også på dette navnet. |
Type | Bedriftskunde eller privatkunde. |
Statuser | Kundens status. Én status per kunde. |
Kategorier | Kategorier for kunden. En kunde kan ha flere. |
Tildelt | Brukeren som har ansvaret for kunden. |
Skaper | Brukeren som opprettet kunden. Står tomt hvis det ikke velges. |
Dato opprettet | Når kunden ble opprettet. |
Dato oppdatert | Når kundeinformasjonen sist ble oppdatert. |
Adresse
Adresse, Postnummer, By, Kommune, Fylke og Land.
Fakturaadresse
Fakturaadresse referanse (avdeling eller person fakturaen skal merkes med), gateadresse, postnummer, by/sted, kommune, fylke og land.
Leveringsadresse
Leveringsadresse gateadresse, postnummer, by, kommune, fylke og land.
💡 Telefon og e-post er ikke med i standardfeltene for Kunder. Kundekortet beskriver bedriften. Telefon og e-post til kontaktpersonene importerer du under Personer. Vil du ha telefon eller e-post på selve kundekortet, oppretter du egendefinerte felt for det.
Utvid importen med egendefinerte felt
Har du kolonner som ikke passer i noen av standardfeltene, kan du lage dine egne felt og importere dem også. Feltene vises på kundekortet, og du kan slå dem på som kolonne og filter i kundelisten.
Slik oppretter du et felt før importen
Gå til Innstillinger → Egendefinerte felt → Kunde.
Trykk + Nytt egendefinert felt.
Gi feltet et Navn. Bruk gjerne samme navn som kolonnen i filen.
Velg Type, og skriv eventuelt en kort Beskrivelse.
La Er feltet påkrevd? være av.
Trykk Lagre.
Start importen. Feltene dine ligger nederst i listen når du kobler kolonner.
Ideer til felt du kan importere
Informasjon i filen | Forslag til felttype |
Telefon (sentralbord) | Tekstfelt |
E-post, for eksempel post@ eller faktura@ | Tekstfelt |
Nettside | Tekstfelt |
Kundenummer i regnskapssystemet eller leverandørnummer | Tekstfelt |
Bransje | Verdier |
Leadkilde (hvor kunden kom fra) | Verdier |
Produkter eller moduler kunden har | Flere verdier |
Antall ansatte | Tall |
Årlig omsetning eller avtaleverdi | Valuta |
Avtale utløper eller neste fornyelse | Dato |
Siste kontakt | Dato |
Påmeldt nyhetsbrev | Avmerkingsboks |
Kommentarer eller notater fra gammelt system | Tekstboks |
Ting som må ryddes etter importen | Tekstboks |
💡 Tips: Bruk Tekstfelt for telefonnumre, også når de bare består av tall. Da blir +47 og nuller foran med.