En ryddig fil gir en import som går gjennom første gang, og kunder du kan stole på etterpå. Gå gjennom sjekklisten under før du starter importen.
1. Oppsett av filen
Lagre som .xlsx. AiFlow godtar bare Excel-arbeidsbøker (.xlsx). CSV og andre formater blir avvist.
Kolonneoverskrifter i første rad. Overskriftene er det du ser når du kobler kolonner i AiFlow, så gi dem navn som er lette å kjenne igjen.
Én rad per kunde, og én type informasjon per kolonne. Telefon og e-post i hver sin kolonne, ikke i samme celle.
Kunder og personer i hver sin fil. Ha med en kolonne som finnes i begge filene, for eksempel organisasjonsnummer eller kundenummer. Den brukes til å koble personene til riktig kunde.
2. Sjekk dataene
Dette er de vanligste feilene vi ser i importfiler:
Duplikater. Sjekk om samme kundenummer, organisasjonsnummer eller navn står flere ganger. Et duplikat er ikke alltid feil: kjeder og avdelinger kan dele navn eller organisasjonsnummer. Men står både navn og organisasjonsnummer flere ganger, er det som regel samme kunde registrert to ganger.
Organisasjonsnummer skal ha 9 siffer, uten mellomrom.
Postnummer skal ha 4 siffer. Formater kolonnen som Tekst, ellers fjerner Excel nullen foran postnumre som 0150.
Telefonnumre bør skrives likt i hele filen, for eksempel 8 siffer uten mellomrom.
Statuser og kategorier bør være skrevet helt likt. «Aktiv» og «aktiv kunde» blir to forskjellige statuser.
Kundeansvarlig (Tildelt) må være en bruker som finnes i AiFlow.
Tomme celler stopper ikke importen. Raden blir importert, bare uten verdien i det feltet.
3. Bruk gjerne formler, men gjør dem om til verdier
Det er helt vanlig å bruke formler i Excel for å rydde i data, for eksempel for å finne duplikater, sjekke lengden på numre eller slå sammen kolonner. Men AiFlow kan ikke importere kolonner som inneholder formler.
Vil du importere en kolonne du har laget med formler, gjør du den om til faste verdier først:
Marker kolonnen.
Kopier (Ctrl+C / Cmd+C).
Høyreklikk på den samme kolonnen og velg Lim inn utvalg → Verdier.
Nå står resultatet i cellene i stedet for formelen. Hjelpekolonner du ikke trenger i AiFlow, kan du slette eller hoppe over når du kobler kolonner.
💡 Tips: Lag en hjelpekolonne som samler det som må ryddes per kunde, for eksempel «Mangler org.nr» eller «Duplikat». Gjør den om til verdier, opprett et egendefinert felt for den, og importer den. Da ser du rett på kundekortet hva som gjenstår etter importen.
4. Opprett egendefinerte felt
Har du informasjon som ikke passer i standardfeltene, for eksempel telefon og e-post på bedriften, nettside eller bransje, oppretter du egendefinerte felt før du starter importen. Se listen over standardfelt og ideer til egne felt i Importer kunder, personer og notater.
5. Del opp store filer
Har filen mer enn 5 000 rader, kan importen stoppe med en feilmelding (kode 413). Del den opp i flere filer på maks 5 000 rader og importer dem én etter én. Husk kolonneoverskriftene i hver fil.
Test med en liten fil først
Importer 10–20 rader og sjekk at alt havner riktig på kundekortene. Ble det feil, kan du angre importen i importhistorikken og prøve på nytt.