Dette er en veiledning for deg skal importere data inn i AIFlow. Vi anbefaler deg å følge veiledningen steg for steg for å minimere sjansen for at det oppstår feil.
Innholdsfortegnelse
For å komme til importmodulen trykk på [Innstillinger] i menyen, deretter Importer data, som du finner under AIFlow.
Forberedelse
Huk av for de filene du ønsker å importere. Last opp filene som du har forberedt. Enten ved å dra filen fra en mappe og over i AIFlow, eller ved å trykke på «Velg fil» og finn filen på ditt lagrede område.
💡 Tips: Du kan lese mer om hvordan du klargjør filen for import her.
Velg en unik identifikator mellom filene
Velg en kolonne som skal knytte sammen dataen i de ulike filene. Dette er det vi har kalt for Unik ID tidligere. I dette eksempelet har vi valg organisasjonsnummer som den kolonnen som knytter kunden sammen med kontaktpersoner.
Laste opp en enkelt fil
Dersom du kun laster opp en fil med kunder og ikke kontaktpersoner, vil du ikke bli bedt om å koble kolonnene. Det er fordi du kun har en fil som skal lastes opp.
Koble kolonner
Koble kolonnene fra filen til de ulike feltene i AIFlow. Husk at navnene i venstre felt er navnene du har valgt på kolonnene dine i Excel-filen og kan derfor variere fra eksempelet. De ulike feltene på høyre side i nedtrekksmenyen, er området du vil koble kolonnen til i AIFlow.
Dersom du har noen kolonner i Excel-filen din som du ikke ønsker å importere til AIFlow, kan du trykke på søppelbøtten helt til høyre. Da vil linjen bli grå og AIFlow hopper over denne kolonnen under importeringen, og den vil ikke bli lastet inn i AIFlow.
💡 Tips: Det vil mest sannsynlig være en kolonne (Unik ID) som ikke kan knyttes til et felt når du importerer Personer. Det er fordi AIFlow krever en kolonne med Unik ID for å koble sammen de ulike filene. Dette har du allerede gjort i steg 3 – så denne kolonnen er ikke lenger relevant for importeringen for personer.
Trykk på søppelbøtten for å ignorere dette feltet når du importerer Personer
Koble rader
Statuser, Kategorier, Tildelt, Skaper, og Type – krever at du relaterer dem til eksisterende statuser, kategorier, eller personer. Dersom disse ikke er opprettet i systemet fra før, kan du opprette statuser og kategorier når du importerer. Du velger da Opprett som ny: i nedtrekksmenyen.
Rader som Tildelt og Skaper er tilknyttet brukere i AIFlow. Disse brukerne må være registrert i AIFlow før de kan tilknyttes et kundekort.
Type registrer om kundekortet skal være registrert som en bedriftskunde, eller en privatkunde. Her trenger du ikke å forbedre noe i AIFlow før importen.
I eksempelet under viser vi Statuser. Her kan du velge om du vil opprette en ny status, eller om du vil knytte den til en eksisterende status som du allerede har opprettet i AIFlow før du begynte med importen.
💡 Tips: Du har mulighet til å velge hvem som skal være skaperen for en kontaktperson. Dette kan brukes senere for å definere hvem som kan se disse kontaktpersonene under rolleinnstillingene.
Ferdig
Fullført import
Når alle feltene er knyttet sammen kan du trykke på Importer.
Dersom importen er vellykket, vil det dukke opp et grønt pop up-vindu med Import fullført.
Mislykket import
Dersom importen ikke er vellykket vil det dukke opp en feilmelding.
Dette betyr at det er en feil i filen som du prøver å importere.
Last ned
Hvis du trykker på Last ned vil du få en JSON-fil med de ulike koblingene du har gjort igjennom importprosessen.
Importhistorikk
Etter en import er fullført, vil den legge seg i importhistorikken din. For å finne importoversikten trykker du på [Innstillinger], deretter Import historikk, som du ser under AIFlow.
💡 Tips: Du kan angre en import. Du vil da fjerne all data som ble lagt inn på dette tidspunktet. Når du angrer en import vil all data bli slettet fra den valgte importen.
Hvor legger informasjonen seg i AIFlow
Slik vil informasjonen legge seg i sidemenyen på kundekortet.
💡Tips: Klikk på bilde for å se en større versjon.
Kontaktinformasjonen man har importer vil være synlig under fanen Personer, på kundekortet.
Kontaktpersoner
Kontaktpersoner importert i AIFlow vill kun være synlig under fanen Personer. For å gjøre de synlige også i sidemenyen, kan du stjerne markere de aktuelle personene som favoritter.
Tabelloversikt over kolonnekoblinger
Felt | Beskrivelse |
Foretaksnavn | Navnet på bedriften og foretaksnavnet som vil stå på kundekortet. |
Kundenummer | Internt eller eksternt kundenummer. |
Organisasjonsnummer | Bedriftens organisasjonsnummer. |
Statuser | Status for kundekort. Kun mulig med én status per kundekort. |
Kategorier | Kategorier som du ønsker å tildele dine kunder. Du kan ha så mange kategorier som du ønsker per kundekort. |
Adresse
| Bedriftens registrerte gatenavn. |
Postnummer | Bedriftens registrerte postnummer. |
Fylke | Bedriftens registrerte fylke. |
Land | Bedriftens registrerte land. |
By | Bedriftens registrerte by/ sted. |
Dato opprettet | Dato for når kunden ble opprettet. |
Dato oppdatert | Dato for siste oppdatering av kundeinformasjonen. |
Tildelt | Brukeren som har ansvaret for denne kunden. |
Skaper | Brukeren som opprettet kundekortet. Dersom ingen blir valgt står dette feltet blankt. |
Type | Kunden kan registreres som en Bedriftskunde eller som Privatkunde. |
Fakturaadresse referanse | Avdeling eller person som er fakturareferanse til din kunde. |
Fakturadresse gateadresse | Kundens registrerte gate for fakturering. |
Fakturaadresse postnummer | Kundens registrerte postnummer for fakturering. |
Fakturaadresse by/sted | Kundens registrerte by/sted for fakturering. |
Fakturaadresse fylke | Kundens registrerte fylke for fakturering. |
Fakturaadresse land | Kundens registrerte land for fakturering. |
Fakturaadresse kanal referanse | Her kan du legge inn om kunden foretrekker faktura som: EHF, Papir, E-post eller Vipps. |
Leveringsadresse gateadresse | Kundens registrerte gate for levering. |
Leveringsadresse by | Kundens registrerte by/sted for levering. |
Leveringsadresse land | Kundens registrerte land for levering. |
Leveringsadresse postnummer | Kundens registrerte postnummer for levering. |
Leveringsadresse fylke | Kundens registrerte fylke for levering. |
Egendefinerte felt | Dersom du har noen felt med informasjon som ikke er listet ovenfor – kan du opprette egendefinerte felt i AIFlow som du kan koble kolonene til. Dette kan f.eks. være Nettside, Leverandørnummer, kommentar, osv. |