I AIFlow kan du, som er administrator, sette opp systemet for deg selv og for andre roller som du oppretter i systemet. Her kan du sette opp hvilke moduler og funksjoner de ulike brukerne skal ha tilgang til.

Les hvordan du oppretter og tilpasser en rolle her.

Her har vi satt opp et eksempel på tre ulike roller, Administrator, Salg og Support. Vedsiden av rollenavnet kan man enkelt se antall brukere som er tildelt de ulike rollene.

De fleste organisasjoner vil ha en "hovedrolle", i dette tilfellet kalt administrator som er organisasjonens hovedbruker(e). Brukere som har rollen som administrator har tilgang til hele systemet, de kan opprette nye roller og de kan endre begrensingene, eller tilføre begrensninger til nåværende roller. De har også tilgang til alle organisasjonsdetaljer, som endring av navn, logo, adresse m.m.

En typisk administrator rolle vil ha tilgang til alle moduler og funksjoner i systemet. En hovedrolle kan endre og slette aktiviteter som er opprettet av alle brukere. Dette er for å gi disse brukerne muligheten til å eksempelvis endre/eller oppdatere noe som er feil.

Dersom man har en salgsavdeling er det ofte viktig at disse brukerne har tilgang til store deler av systemet. Dette kan inkludere, kundekort, personer, produkter og kontrakter, m.m. Likevel kan en begrensning på denne rollen være at selgerne bare får endre/slette aktiviteter som de selv har opprettet. En salgsrolle trenger heller ikke ha tilgang til systeminnstillinger som roller, importer og organisasjonsdetaljer.

Selgerne vil da fortsatt ha tilgang til store deler av systemet, men man begrenser muligheten de har til å slette eller endre sine kollegaers arbeid. De får heller ikke tilgang til å endre eller opprette organisasjonsdetaljer.

En rolle for supportmedarbeidere kan se ganske lik ut som en rolle for salgsavdelingen. Det er viktig at de har tilgang til hele systemet, men de trenger ikke nødvendigvis ha muligheten til å slette eller endre kollegaers aktiviteter. På samme måte som beskrevet ovenfor trenger nok heller ikke denne rollen tilgang til organisasjonsdetaljer.

Dersom supportmedarbeiderne ikke skal selge direkte til kunder, vil de ikke trenge tilgang til å opprette nye salg. Da vil det være nok at de kan se signerte avtaler.

Felles for alle roller er at man selv har kontroll over sine egne brukerinnstillinger.

Dette vil da si navn, kontaktinformasjon, språket man ønsker i systemet og tidssonen.

Dette er innstillinger som hver enkelt bruker oppretter uavhengig av hvilken rolle de har.

Du finner brukerinnstillingene ved å trykke på Initialene dine, deretter Min profil.