Eksporterer du kundelisten og oppdager at kolonnen for e-post er tom? Det er ikke en feil. Du har eksportert fra feil liste.
Hvorfor kundelisten mangler e-post og telefon
AIFlow skiller mellom to ting:
Kunder er virksomheter og informasjonskort – bedriften, sponsoren eller kommunen.
Personer er kontaktpersonene som er knyttet til hvert kundekort.
E-postadresser og telefonnumre hører til personene, ikke til bedriften. Derfor får du ikke med kontaktinformasjon når du eksporterer kundelisten.
💡 Kort sagt: Skal du ha ut e-post, telefon eller navn på folk – eksporter fra Personer. Skal du ha ut selskapsdata som organisasjonsnummer, bransje eller status – eksporter fra Kunder.
Slik eksporterer du
Du finner Personer i menyen til venstre. Øverst til høyre i listen ligger knappen Eksporter.
Den gir deg to valg:
Eksporter liste – eksporterer listen slik den står nå
Eksporthistorikk – last ned tidligere eksporter
I andre lister: I Salg heter knappen også Eksporter. I Kunder ligger eksporten under Import/Eksport.
Eksporten inneholder alltid alle felt
Du velger ikke hvilke kolonner som blir med. Eksporten inneholder alle standardfeltene for listen du eksporterer fra – også de kolonnene du har skjult på skjermen.
Merk: Knappen Rediger kolonner styrer bare hva du ser i listen på skjermen. Den påvirker ikke innholdet i eksportfilen.
De 16 standardfeltene i personlisten
Om personen | Om kunden personen tilhører | Om oppføringen |
Person E-post Telefon Rolle Kategorier | Kunde navn Kunde organisasjonsnummer Kunde adresse Kunde postnummer Kunde by/sted Kunde land Kunde status | Tildelt Synkronisert med Opprettet Oppdatert |
Har dere opprettet egendefinerte felt på personer, følger disse også med.
Slik styrer du hvem som blir med
Siden alle feltene alltid følger med, er det hvilke personer du tar med som er det du faktisk kontrollerer. Det gjør du på to måter.
Metode 1: Huk av enkeltrader
Huk av for personene du vil ha med. Nederst på skjermen dukker det opp en linje som viser hvor mange du har valgt, med knappen Eksporter valgte.
Passer når du skal ha ut en håndfull navn.
Metode 2: Filtrer listen først
Skal du ha ut et større utvalg, er filter raskere. Trykk + Legg til filter over listen, sett opp filteret, og velg deretter Eksporter → Eksporter liste. Du får da ut alle som ligger i den filtrerte listen.
Filtrene i personlisten
I Personer kan du filtrere på:
Kategorier – for eksempel kategorien Nyhetsbrev
Kunde status – for eksempel alle kontaktpersoner hos kunder med status Pågående
Kunde navn, Person, E-post, Telefon og Rolle
Merk: Felt som Kunde land og Tildelt finnes som kolonner i personlisten, men kan ikke brukes som filter der. Trenger du å filtrere på slike felt, gjør du det i Kunder – se under.
Filtrene i kundelisten
I Kunder har du flere valg: Adresse, By, Dato opprettet, Foretaksnavn, Kallenavn, Kategorier, Org.nr., Skaper, Status og Tildelt.
Tildelt og Skaper er nyttige her: filtrer på deg selv for å få ut bare dine egne kunder.
Lagre filteret til neste gang
Bruker du samme utvalg ofte, trenger du ikke sette det opp på nytt hver gang. Når filteret er satt, trykk Lagre filter øverst i listen.
Det lagrede filteret legger seg som en fane øverst, og du velger om det skal være privat eller delt med kollegaene dine.
Hvor blir det av filen?
Listen eksporteres som en Excel-fil. Eksporten kjøres i bakgrunnen og kan ta litt tid på store lister.
Du får et varsel under notifikasjoner når eksporten er ferdig.
Tidligere eksporter finner du under Innstillinger → Organisasjon → Eksporthistorikk.
Trenger du hjelp?
Får du ikke ut informasjonen du er ute etter, ta kontakt i chatten så hjelper vi deg med å sette opp filteret 😊