Med skjemabyggeren i AIFlow lager du kontaktskjemaer som sender henvendelser rett inn i CRM-et. Skjemaet kan bygges inn på nettsiden din, eller du kan dele det som en egen side med QR-kode.
Hvor finner du skjemabyggeren?
Gå til Innstillinger → Kontaktskjemaer. Der ser du alle skjemaene dine som kort, og knappen Opprett skjema øverst til høyre.
Hvert skjemakort viser navn, status, visningsmodus (Boks eller Full side), antall leads skjemaet har fått, hvem som opprettet det, når det sist ble oppdatert og om Lead scan er på. Fra kortet kan du velge Åpne editor, Vis QR (for publiserte Full side-skjemaer) eller Slett.
Øverst på siden finner du to hjelpeknapper: Hva betyr statusene? og Slik bruker du kontaktskjemaer. Statusene betyr:
Utkast – skjemaet er ikke offentlig ennå og må publiseres før det kan brukes.
Tilgjengelig – skjemaet er offentlig, men har ikke hatt aktivitet nylig.
Live – skjemaet er offentlig og har nylig aktivitet.
Stegene i oppsettet
Når du velger Opprett skjema, åpnes en veiviser med seks steg: Modus, Felter, Utseende, Innstillinger, Oppsummering og Ferdig. Velger du visningsmodusen Full side, får du i tillegg et steg som heter QR-kode, mellom Utseende og Innstillinger. Til høyre ser du en forhåndsvisning som oppdaterer seg mens du jobber, og du kan gå frem og tilbake mellom stegene. Bruk Lagre for å ta vare på endringene underveis.
Steg 1: Modus
Gi skjemaet et navn du kjenner igjen senere, for eksempel «Generell henvendelse». Deretter velger du visningsmodus:
Boks – et selvstendig kort du bygger inn på en eksisterende side, for eksempel en landingsside, en kontaktside eller nederst på siden. Du velger bredde: Liten, Medium eller Stor.
Full side – skjemaet får sin egen side med egen adresse. Passer til kampanjelenker, QR-koder og dedikerte kontakt- eller registreringssider. Det er også denne modusen du bruker til Lead scan.
Vil du komme raskt i gang, kan du velge Hurtigopprett. Da får du et ferdig skjema med anbefalte standardvalg som du kan endre etterpå.
Steg 2: Felter
Her velger du hvilke felter skjemaet skal ha. Du kan dra feltene i riktig rekkefølge og bestemme hvilke som må fylles ut.
Firmanavn, Kontaktnavn, E-post og Telefon er alltid med og alltid obligatoriske. De er merket «Kreves av AiFlow», og du kan ikke fjerne dem.
Organisasjonsnummer og Melding er valgfrie. Du slår dem på med «Legg til og gjør påkrevd».
Egendefinerte felter – opptil tre ekstra felter. Du kan velge blant kundefeltene som allerede finnes (tall, tekstfelt, tekstboks og avkrysningsboks), eller opprette et nytt med navn, type, beskrivelse og om det skal være obligatorisk.
Tips: Færre felt gir flere utfylte skjemaer. Start med det du må ha, og legg til flere senere hvis du trenger det.
Steg 3: Utseende
Gjør skjemaet likt resten av nettsiden din. Du kan endre logo, skjemakortet (bakgrunn, kantlinje, hjørner og skygge), skjemafeltene, kontaktperson-boksen og takkemeldingsboksen. Hver seksjon kan tilbakestilles til standard. «Powered by AiFlow» vises alltid nederst og kan ikke fjernes.
Steg 4 (bare Full side): QR-kode
Her tilpasser du QR-koden som åpner skjemaet: farger, form på QR-modulene og «øynene», og eventuelt logo og tekst. QR-koden brukes i Lead scan og på kvitteringen, så hold god kontrast mellom QR-koden og bakgrunnen for at den skal være lett å skanne.
Steg 4 eller 5: Innstillinger
Her setter du teksten, hvem som håndterer henvendelsene og hva som skjer etter innsending. Innstillingene er delt i fire seksjoner:
Skjemainnhold – tittel (standard er «Kontakt oss»), en valgfri introduksjonstekst, knappetekst (standard er «Send») og språk: System, Norsk eller Engelsk.
Team – Leadansvarlig er personen som tildeles nye leads fra skjemaet. Velger du ingen, blir leads ikke rutet automatisk. Kontaktperson er personen besøkende ser i skjemaet, eventuelt med profilbilde. Begge er valgfrie.
Kundestatus – statusen nye kunder får når de opprettes fra skjemaet. Velger du ingenting, brukes standardstatusen Lead.
Etter innsending – takketeksten besøkende ser (standard er «Takk! Vi tar kontakt med deg snart.») og eventuell videresending. Du kan trykke Forhåndsvis for å teste hvordan takkemeldingen ser ut.
Videresending etter innsending
Vil du sende besøkende videre til en annen side når de har sendt inn skjemaet, for eksempel en takkeside på nettstedet ditt, slår du på Videresend etter innsending under Etter innsending. Da fyller du inn:
Adresse for videresending – hele adressen til siden, som starter med https://.
Sekunder før videresending – hvor lenge takkemeldingen vises før besøkende sendes videre. Standard er 5 sekunder. Besøkende ser meldingen «Sender deg videre om 5 s…» med en lenke, Gå videre nå, som de kan bruke for å hoppe over ventetiden.
Merk: Setter du antall sekunder til 0, blir besøkende videresendt umiddelbart, og takkemeldingen vises ikke.
Videresendingen virker i begge visningsmodusene. Har du bygd inn skjemaet som Boks på nettsiden din, er det hele siden som går videre til adressen du har valgt, ikke bare skjemaboksen. Besøkende havner altså på takkesiden din som en vanlig side.
Oppsummering og publisering
I Oppsummering ser du en oversikt over valgene dine før du velger Opprett. Skjemaet er et utkast til du publiserer det. Åpne fanen Administrer i panelet til høyre og velg Publiser. Der kan du også bruke Hurtigopprett eller slette skjemaet.
Når skjemaet er publisert, finner du Skjema-URL og en ferdig embed-snutt under fanen Embed-kode. Før publisering er de tomme. Du kan endre skjemaet senere uten å oppdatere koden på nettsiden. Fanen Forslag gir deg tips til forbedringer, for eksempel om du mangler logo eller kontaktperson.
Slik deler du skjemaet
Boks: kopier embed-snutten fra fanen Embed-kode og lim den inn på siden der skjemaet skal vises.
Full side: del Skjema-URL-en direkte, i en e-post, på nettsiden eller i sosiale medier.
Hva skjer når noen fyller ut skjemaet?
Når noen sender inn skjemaet, skjer dette automatisk:
Et kundekort opprettes i CRM-et med navn, e-post og telefonnummer fra skjemaet, og kunden får statusen du har valgt (standard er Lead).
Brønnøysundregistrene slår opp bedriften og legger til organisasjonsnummer, bransje og adresse.
Meldingen vises som en chat på kundekortet, merket som henvendelse fra nettsiden.
Egendefinerte felter lagres under en egen fane på kundekortet.
Leadet tildeles leadansvarlig, hvis du har valgt en.
Finnes kunden i systemet fra før, opprettes det ingen duplikat. Den nye kontaktpersonen legges til det eksisterende kundekortet, og all historikk blir stående samlet.
Bruke QR-kode og Lead scan på messer og arrangementer
Alle publiserte Full side-skjemaer kan brukes til Lead scan med QR-kode. Slik gjør du det:
Sørg for at skjemaet er i Full side-modus og er publisert.
Velg Vis QR på skjemakortet under Innstillinger → Kontaktskjemaer.
Last ned QR-koden, eller kopier eller åpne lenken fra vinduet.
Skriv ut koden på visittkort, brosjyrer eller roll-ups. Når noen skanner koden, åpnes skjemaet på telefonen deres, og henvendelsen havner rett i CRM-et. Du trenger ikke taste inn noe manuelt etter messen.
Flere skjemaer samtidig
Du kan ha flere skjemaer til ulike formål, hver med egne felter, leadansvarlig og innstillinger. Eksempler: et generelt kontaktskjema på forsiden, et skjema for tilbudsforespørsler med flere felter, og et skjema for messedeltakelse med QR-kode.
Vanlige spørsmål
Kan jeg sende besøkende til en egen takkeside? Ja. Slå på Videresend etter innsending under Innstillinger → Etter innsending, og legg inn adressen til siden.
Virker videresendingen når skjemaet er bygd inn på nettsiden min? Ja. Også når skjemaet er bygd inn som Boks, sendes hele siden videre til takkesiden, ikke bare skjemaboksen.
Kan jeg måle skjemaet som konvertering i Google Analytics, Google Ads eller Meta? Ja. Sett opp videresending til en takkeside på ditt eget nettsted, og legg sporingskoden din på den siden. Takkesiden vises først når skjemaet er sendt inn, så du kan telle besøk på den som en konvertering.
Sender skjemaet en postMessage eller en hendelse til nettsiden min? Nei, ikke i dag. Bruk videresending til en takkeside for å fange opp innsendinger.
Kan jeg lage et nedtrekksfelt (dropdown) i skjemaet? Nei, ikke i dag. Egendefinerte felter kan være tekstfelt, tekstboks, tall eller avkrysningsboks. Bruk et tekstfelt inntil videre.
Kan jeg fjerne firmanavn, e-post eller telefon fra skjemaet? Nei. Firmanavn, kontaktnavn, e-post og telefon kreves av AiFlow og er alltid obligatoriske.
Kan jeg fjerne «Powered by AiFlow»? Nei, den vises alltid nederst i skjemaet og under takkemeldingen.
Skjemaet mitt vises ikke for besøkende. Sjekk at statusen er Tilgjengelig eller Live. Et skjema som fortsatt er Utkast er ikke offentlig og må publiseres under fanen Administrer.