Gå til hovedinnhold

Hovedenhet og underenhet – koble sammen kunder i et konsern eller en kjede

Slik kobler du avdelinger, hoteller eller butikker til riktig hovedenhet, og hva relasjonen gir deg i AiFlow.

S
Skrevet av Support

Mange kunder er en del av noe større: et hotell i en kjede, en butikk i et konsern eller en avdeling i en kommune. Med relasjoner kobler du dem sammen i AiFlow, slik at du ser hele kjeden samlet.


Hva er hovedenhet og underenhet?

  • Hovedenhet er selskapet på toppen, for eksempel Eksempelhotellene AS

  • Underenhet er avdelingen, hotellet eller butikken som hører til, for eksempel Eksempelhotellet Sentrum

En kunde kan ha én hovedenhet, men en hovedenhet kan ha så mange underenheter du vil.

Hva relasjonen gir deg

  • Oversikt på kundekortet: i feltet Relasjoner til venstre ser du antall underenheter og navnene deres, med lenke til hver enkelt

  • Fanen Relasjoner viser navn, relasjonstype, når koblingen ble opprettet, hvem som er tildelt, og hvor mange underenheter hver har

  • I kundelisten kan du slå på kolonnene Hovedenhet og Underenheter under Rediger kolonner. Da ser du med en gang hvilken kjede en kunde hører til

  • Aktivitetsloggen på kundekortet viser når en relasjon ble lagt til


Steg 1 – Legg inn kundene

Både hovedenheten og underenhetene må finnes som kunder i AiFlow før du kobler dem sammen.

Hovedenheten

Legg inn hovedenheten som vanlig: gå til Kunder → + Ny kunde og søk etter navn eller organisasjonsnummer.

Underenhetene

Underenheter kommer ikke opp i søket når du legger til en ny kunde, så de legger du inn manuelt:

  1. Gå til Kunder → + Ny kunde

  2. Velg Opprett manuelt

  3. Fyll inn navn og organisasjonsnummer

  4. Trykk Opprett

💡 Hopp over relasjonsfeltet i skjemaet. Opprett kunden først, og koble den til hovedenheten fra kundekortet i neste steg.

Hvilket organisasjonsnummer skal jeg bruke?

Avdelinger er ofte registrert som egne underenheter i Brønnøysundregistrene, med sitt eget organisasjonsnummer. Du finner det ved å søke opp avdelingen på brreg.no. Bruk gjerne det nummeret.

Er ikke det eksakte nummeret viktig for deg? Da kan du bruke organisasjonsnummeret til hovedenheten og legge til et løpenummer:

Kunde

Organisasjonsnummer

Eksempelhotellet Sentrum

123456789-1

Eksempelhotellet Brygga

123456789-2

Eksempelhotellet Stasjonen

123456789-3

Da får hver underenhet et unikt nummer, og det er lett å se hvilken kjede den hører til.


Steg 2 – Koble underenhetene til hovedenheten

  1. Åpne kundekortet til hovedenheten

  2. Gå til fanen Relasjoner

  3. Trykk + Ny relasjon

  4. Under Relasjonstype, velg Underenhet

  5. Under Relatert kunde, velg underenheten i listen

  6. Trykk Opprett

Gjenta for hver underenhet.

Relasjonstypen gjelder kunden du velger. Står du på hovedenheten, velger du Underenhet. Står du på en underenhet, velger du Hovedenhet og velger selskapet på toppen.


Fjerne en relasjon

  1. Åpne kundekortet og gå til fanen Relasjoner

  2. Trykk på søppelbøtten ved relasjonen du vil fjerne

  3. Bekreft

Bare koblingen fjernes. Begge kundene ligger fortsatt i kundelisten.


Vis relasjoner i kundelisten

  1. Gå til Kunder

  2. Trykk Rediger kolonner

  3. Hak av Hovedenhet og Underenheter

Kolonnen Hovedenhet viser hvilket selskap kunden hører til, med lenke til kundekortet. Underenheter viser hvor mange underenheter kunden har.

Svarte dette på spørsmålet?