Mange kunder er en del av noe større: et hotell i en kjede, en butikk i et konsern eller en avdeling i en kommune. Med relasjoner kobler du dem sammen i AiFlow, slik at du ser hele kjeden samlet.
Hva er hovedenhet og underenhet?
Hovedenhet er selskapet på toppen, for eksempel Eksempelhotellene AS
Underenhet er avdelingen, hotellet eller butikken som hører til, for eksempel Eksempelhotellet Sentrum
En kunde kan ha én hovedenhet, men en hovedenhet kan ha så mange underenheter du vil.
Hva relasjonen gir deg
Oversikt på kundekortet: i feltet Relasjoner til venstre ser du antall underenheter og navnene deres, med lenke til hver enkelt
Fanen Relasjoner viser navn, relasjonstype, når koblingen ble opprettet, hvem som er tildelt, og hvor mange underenheter hver har
I kundelisten kan du slå på kolonnene Hovedenhet og Underenheter under Rediger kolonner. Da ser du med en gang hvilken kjede en kunde hører til
Aktivitetsloggen på kundekortet viser når en relasjon ble lagt til
Steg 1 – Legg inn kundene
Både hovedenheten og underenhetene må finnes som kunder i AiFlow før du kobler dem sammen.
Hovedenheten
Legg inn hovedenheten som vanlig: gå til Kunder → + Ny kunde og søk etter navn eller organisasjonsnummer.
Underenhetene
Underenheter kommer ikke opp i søket når du legger til en ny kunde, så de legger du inn manuelt:
Gå til Kunder → + Ny kunde
Velg Opprett manuelt
Fyll inn navn og organisasjonsnummer
Trykk Opprett
💡 Hopp over relasjonsfeltet i skjemaet. Opprett kunden først, og koble den til hovedenheten fra kundekortet i neste steg.
Hvilket organisasjonsnummer skal jeg bruke?
Avdelinger er ofte registrert som egne underenheter i Brønnøysundregistrene, med sitt eget organisasjonsnummer. Du finner det ved å søke opp avdelingen på brreg.no. Bruk gjerne det nummeret.
Er ikke det eksakte nummeret viktig for deg? Da kan du bruke organisasjonsnummeret til hovedenheten og legge til et løpenummer:
Kunde | Organisasjonsnummer |
Eksempelhotellet Sentrum | 123456789-1 |
Eksempelhotellet Brygga | 123456789-2 |
Eksempelhotellet Stasjonen | 123456789-3 |
Da får hver underenhet et unikt nummer, og det er lett å se hvilken kjede den hører til.
Steg 2 – Koble underenhetene til hovedenheten
Åpne kundekortet til hovedenheten
Gå til fanen Relasjoner
Trykk + Ny relasjon
Under Relasjonstype, velg Underenhet
Under Relatert kunde, velg underenheten i listen
Trykk Opprett
Gjenta for hver underenhet.
Relasjonstypen gjelder kunden du velger. Står du på hovedenheten, velger du Underenhet. Står du på en underenhet, velger du Hovedenhet og velger selskapet på toppen.
Fjerne en relasjon
Åpne kundekortet og gå til fanen Relasjoner
Trykk på søppelbøtten ved relasjonen du vil fjerne
Bekreft
Bare koblingen fjernes. Begge kundene ligger fortsatt i kundelisten.
Vis relasjoner i kundelisten
Gå til Kunder
Trykk Rediger kolonner
Hak av Hovedenhet og Underenheter
Kolonnen Hovedenhet viser hvilket selskap kunden hører til, med lenke til kundekortet. Underenheter viser hvor mange underenheter kunden har.
