Med PowerOffice-integrasjonen sender du fakturagrunnlag rett fra en ordre i AiFlow til PowerOffice Go. Du kan også importere kunder, kontaktpersoner og produkter fra PowerOffice, så du slipper å registrere det samme to steder.
Integrasjoner kobles til fra menypunktet Integrasjoner — ikke fra Innstillinger.
Trykk Integrasjoner i menyen til venstre, finn PowerOffice Fakturering og trykk Koble til.
Hva integrasjonen gjør
Sender fakturagrunnlag fra en ordre i AiFlow til PowerOffice
Oppretter kunden i PowerOffice automatisk hvis den ikke finnes der fra før
Importerer kunder og kontaktpersoner fra PowerOffice til AiFlow
Importerer produkter fra PowerOffice til AiFlow
Slik flyter dataene
Hva | Retning |
Kunder og kontaktpersoner | PowerOffice → AiFlow, når du starter en import |
Produkter | PowerOffice → AiFlow, når du starter en produktimport |
Fakturagrunnlag og kundeinformasjon | AiFlow → PowerOffice, når du sender en ordre |
💡 Integrasjonen synker ikke fortløpende. Endrer du noe i det ene systemet, dukker det ikke opp i det andre av seg selv. Importen startes manuelt, og ved import er det opplysningene i PowerOffice som gjelder.
Før du starter
Du må være administrator i PowerOffice Go, eller ha en rolle med tilgang til Innstillinger → Firma
I AiFlow må du ha rettigheten Setup accounting integration
Bare én person i organisasjonen trenger å koble til
Integrasjonen gjelder PowerOffice Go
Steg 1 – Hent klientnøkkel i PowerOffice Go
Logg inn i PowerOffice Go
Gå til Meny → Innstillinger → Utvidelser
Klikk Legg til utvidelse
Velg AiFlow i listen
En klientnøkkel vises. Kopier den
Klikk OK
Kopier klientnøkkelen før du trykker OK. Nøkkelen skjules når vinduet lukkes, og kan ikke vises igjen. Har du mistet den, legger du til utvidelsen på nytt for å få en ny.
Steg 2 – Lim nøkkelen inn i AiFlow
Gå til Integrasjoner i menyen til venstre
Finn PowerOffice Fakturering og trykk Koble til
Lim nøkkelen inn i feltet Klientnøkkel
Trykk Koble til PowerOffice
Steg 3 – Gi brukerne tilgang
Integrasjonen styres av rettigheter.
Gå til Innstillinger → Brukeradministrasjon → Brukertilganger
Velg rollen som skal ha tilgang
Finn gruppen Regnskapsintegrasjon og hak av rettighetene
Rettighet | Gir tilgang til |
Setup accounting integration | Koble til og sette opp integrasjonen |
Read accounting integration | Se integrasjonen |
Vil du at ordre skal opprettes automatisk når et salg blir vunnet eller signert, setter du det opp under Innstillinger → Ordreinnstillinger.
Slik sender du fakturagrunnlag
Jobb som normalt. Når et tilbud blir vunnet eller signert, opprettes en ordre.
Gå til Ordre og åpne ordren
Gå til fanen Fakturering
Klikk Send til PowerOffice
Når ordren er sendt, endres knappen til Vis detaljer. Samme ordre kan ikke sendes to ganger.
Hva som sendes
Kunden
Varelinjer og priser
Ordrereferanse
Kommentar eller referanse
Finnes ikke kunden i PowerOffice, opprettes den automatisk. Du trenger ikke legge inn nye kunder i regnskapet først.
Gjentakende avtaler
Ordre med gjentakende produkter sendes én periode om gangen. Du ser periodene i fanen Fakturering på ordren.
Betalingsstatus
Betalt og forfalt følger du med på i PowerOffice. Denne statusen hentes ikke tilbake til AiFlow.
Importer kunder, kontaktpersoner og produkter
Importen skjer ikke automatisk når du kobler til. Du starter den selv når det passer, og kan kjøre den på nytt senere.
Kunder og kontaktpersoner har sin egen import
Produkter har sin egen produktimport
Slik unngår du duplikater
Kunder kobles først til en eksisterende PowerOffice-kunde, og deretter på organisasjonsnummer. Sørg for at kundene dine i AiFlow har riktig org.nr. før du importerer.
Produkter kobles først på SKU-nummer, deretter på navn. Har du produkter i AiFlow fra før, legger du produktnummeret fra PowerOffice inn i feltet SKU-nummer:
Gå til Innstillinger → Salgsinnstillinger → Produkter og Tjenester
Åpne produktet og velg å endre det
Legg produktnummeret fra PowerOffice inn i SKU-nummer
Får du ikke koblet til?
Årsak | Løsning |
Klientnøkkelen er ugyldig | Legg til utvidelsen på nytt i PowerOffice, og kopier hele nøkkelen før du trykker OK |
Manglende rettigheter | Sjekk at du er administrator i PowerOffice, og at rollen din i AiFlow har Setup accounting integration |
Organisasjonen har allerede en regnskapsintegrasjon | Har dere Tripletex eller PowerOffice koblet til fra før, må den eksisterende koblingen fjernes først |
PowerOffice-tilgangen er utløpt eller trukket tilbake | Legg til utvidelsen på nytt i PowerOffice og koble til med den nye nøkkelen |
Mangler Send til PowerOffice-knappen på ordren, sjekk først rettighetene under Brukertilganger. Stemmer det fortsatt ikke, ta kontakt med oss i chatten 😊