Har du 400 kunder i listen og bryr deg bare om dine egne, finnes det to helt forskjellige løsninger – og det er lett å be om feil.
Vil du slippe å se alle de andre i listen, lager du et filter og lagrer det som en visning. Det gjør du selv, på ett minutt.
Vil du at brukere ikke skal ha tilgang til andres kunder i det hele tatt, må rollen endres. Det gjør en administrator.
Her er begge deler.
Del 1: Lag en visning som bare viser dine kunder
Steg 1 – skru på kolonnene du vil filtrere på
Dette overrasker de fleste: et felt blir tilgjengelig som filter først når kolonnen er slått på. Finner du ikke filteret du leter etter, er det nesten alltid fordi kolonnen er av.
Åpne Kunder og gå inn i kundelisten
Trykk Rediger kolonner
Slå på Tildelt og Skaper
Lukk panelet
Tildelt er brukeren kunden er tildelt. Skaper er den som opprettet kunden.
Steg 2 – sett filteret
Trykk + Legg til filter over listen
Velg Tildelt – feltet ligger nå i listen fordi kolonnen er på
Velg deg selv
Listen viser nå bare kundene du er tildelt.
Steg 3 – lagre visningen
Trykk Lagre filter
Gi filteret et navn, for eksempel «Mine kunder»
Velg om det skal være Privat eller Delt
Lagrede filtre legger seg som faner over listen, så du kan hoppe mellom «Alle kunder» og «Mine kunder» med ett klikk. Et delt filter blir tilgjengelig for kollegaene dine, og merkes med hvem som delte det.
💡 Tildelt eller Skaper? Tildelt er som regel det du vil ha – det følger ansvaret for kunden. Skaper viser bare hvem som tastet den inn, og endrer seg ikke når ansvaret flyttes.
Del 2: Mapper – faste visninger for hele teamet
Kunder-siden åpner i en mappevisning bygget på kundestatuser. Hver mappe samler kundene med bestemte statuser, og mappene ligger også som undermeny under Kunder i venstremenyen.
Mapper løser noe annet enn «mine kunder»: de gir deg for eksempel en fast innboks for nye leads, som kundene forsvinner ut av når de får en annen status.
Administratoren setter opp mappene under Innstillinger → Kundeinnstillinger → Mapper, og kobler hver mappe til én eller flere statuser.
Del 3: Begrens hva brukeren faktisk har tilgang til
Et filter skjuler bare rader i visningen. Skal en bruker ikke kunne se eller endre andres kunder i det hele tatt, må rollen endres.
Gå til Innstillinger → Brukeradministrasjon → Brukertilganger
Velg rollen
Under Kunder, velg hvilke poster rollen skal nå:
View any customers – alle kunder
View only customers created by me – bare kunder brukeren selv har opprettet
View customers I am assigned to – bare kunder brukeren er tildelt
Samme tredeling finnes for Update og Delete.
Skal en selger se og redigere kundene sine, men ikke kollegaenes, gir du typisk View customers I am assigned to og Update customers I am assigned to – og lar any-rettighetene være av.
💡 Opplever brukere at Lagre ikke gjør noe? Det er samme mekanisme. Se artikkelen om roller og rettigheter.
Det samme virker i salg, ordre og personer
Regelen om at kolonnen må være på før feltet kan filtreres, gjelder alle listene – både under Standard og Egendefinert.
Ett unntak: i Personer kan du ikke filtrere på feltene som beskriver kunden – kunde land, by, postnummer og adresse. De kan vises som kolonner, men dukker ikke opp som filtre. Skal du plukke ut personer etter hvor kunden holder til, gjør du utvalget i Kunder i stedet. Kunde navn og Kunde status kan filtreres som vanlig.
Og om eksport
Filteret styrer hvilke rader som blir med i en eksport, ikke hvilke kolonner. Eksportfilen inneholder alltid alle feltene for listen du eksporterer fra.
Filtrer listen først, og velg Eksporter → Eksporter liste for å få med det filtrerte utvalget
Eller hak av enkeltrader og velg Eksporter valgte i linjen som dukker opp nederst